Nhằm giúp bạn có được những kỹ năng viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp để giúp người nhận đánh giá được cách làm việc của bạn. IELTS Datio với bài viết lần này sẽ mang lại những tips hay giúp bạn có được những chiếc email thật tốt! Đặc biệt, với các kĩ năng cơ bản này ngay khi bạn bị mất gốc tiếng anh vẫn có thể gửi được một email tiếng anh. 

Vì sao bạn phải gửi mail bằng tiếng anh? 

Đây là một trong những vấn đề mà ngày nay có rất nhiều bạn trẻ đang gặp phải, nó được phát sinh từ chính vị trí của các bạn đang làm việc. Có những tình huống bất ngờ mà sếp muốn bạn gửi email cho đối tác hoặc khách hàng quốc tế, là lúc bạn phải sử dụng 100% bằng tiếng anh truyền tải nội dung mà công ty mong muốn. Do đó, để giúp bạn có thể xử lý được các tình huống này, hãy bỏ túi ngay cho mình những tips hay sau đây để bất cứ lúc nào, bạn cũng có thể viết được một chiếc mail chuyên nghiệp nhất nhé! 

Bố cục của một email được soạn thảo bằng tiếng anh

 1. Luôn được bắt đầu bằng “Lời chào” 

Cách mở đầu đơn giản và thường gặp nhất từ những email này chính là lời chào của người gửi đến với người nhận. Ex: Dear Ms./Mrs/Mr + họ của người nhận 

Trong trường hợp bạn không biết tên của người nhận email thì có thể sử dụng mẫu câu chào đơn giản như sau: “Dear Sir/Madam”

 2. Hãy “cảm ơn” người nhận ở đầu email 

Tiếp theo đó, cho dù người bạn đang viết email là cho bất kì ai thì việc sử dụng dòng “cảm ơn” cũng cho thấy thành ý của bạn đối với người nhận. Hãy nhớ! Ngay cả trong tiếng việt, việc sử dụng dòng cảm ơn ngay đầu câu cũng giúp bạn có được ấn tượng tốt với người nhận email của mình. 

Ex: “Thank you for contacting X Company” (hoặc “Thank you for your prompt”, “Thank you for getting back to me”) trong ngữ cảnh, bạn đang trả lời lại email của người gửi. 

Đừng quên, với sự cảm ơn này ngay từ đầu của email sẽ giúp cho người đọc cảm thấy thoải mái, và cảm nhận được sự tôn trọng của bạn dành cho họ.

 3. Đi thẳng vào mục đích của bạn

Sau đó, khia bắt đầu các thủ tục mang tính thông lệ và lịch sự, bạn có thể đề cập thẳng đến mục đích mà bạn đang muốn nói đến. Điều này giúp cho email của bạn tránh bị lan man và cũng tiết kiệm thời gian của bạn và người đọc email. 

Ex: “I am writing to enquire about…” (Tôi viết thư này để hỏi về…) hoặc “I am writing in reference to …” (Tôi viết email này để nói về việc…)

Ngay sau câu dẫn mục đích này, bạn có thể chuyển hẳn sang các nội dung chính của email. Hãy nhớ, đừng dài dòng mà bạn có thể đề cập ngay đến vấn đề mà mình muốn nhắc đến. Hãy nhớ chú ý đến lỗi chính tả, ngữ pháp và quy tắc chấm câu. Nhất là đối với các bạn bị mất gốc tiếng anh, cần lưu ý kĩ với vấn đề này. 

Ex: Thay vì viết “I’m writing to…” thì bạn hãy dùng “I am writing to….”

 4. Kết thúc bằng lời cảm ơn

Mở đầu bằng một lời cảm ơn thay cho sự trân trọng khi nhận được email của người gửi, thì đến cuối email phản hồi. Bạn cần kết thúc chúng bằng một lời cảm ơn của mình đến với đối phương, để cảm ơn họ đã quan tâm đến email của bạn.

Ex: “Thank you for your patience and cooperation” (Cám ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của anh/chị); “Thank you for your consideration” (Cám ơn vì đã dành thời gian xem xét lời đề nghị này)

Ngoài ra, sau phần kết thúc này, bạn cũng có thể thêm vào các mẫu câu như “If you have any questions or concerns, do not hesitate to let me know” (Nếu anh có bất kỳ thắc mắc hoặc quan tâm nào, đừng ngần ngại cho tôi biết) hoặc “I look forward to hearing from you” (Tôi chờ đợi sự hồi âm từ chị). Để giúp cho họ cảm nhận được sự chân thành và chu đáo của bạn.

 5. Sử dụng một từ trang trọng ở trước chữ ký 

Thông thường, bạn cũng có thể để ý trước khi ký tên ở cuối email, các thư đều có sử dụng từ trang trọng để kết thúc cho email. Ex: “Best regards”, “Sincerely”, hoặc “Thank you” để tạo ra sự chuyên nghiệp. Nên tránh sử dụng “Best wishes” hoặc “Cheers” trong email công việc. 

Và hãy nhớ đừng quên đọc lại email lần cuối trước khi gửi để chắc chắn là không bỏ sót lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào nhé! 

 Kết luận 

Với trình tự bố cục chi tiết của một email tiếng anh được viết theo đúng chuẩn như trên, sẽ giúp cho bạn ghi điểm ngay trong mắt người nhận được. Bởi họ sẽ cảm nhận được sự chân thành của bạn trong việc sử dụng văn phong đúng chuẩn văn phòng. Hãy nhớ, đừng để sai xót các lỗi: chính tả, ngữ pháp, dấu câu….để thể hiện nên sự chuyên nghiệp của bạn nhé! 

 IELTS Datio – Trung tâm anh ngữ ôn thi IELTS uy tín hàng đầu tại TP.HCM 

Luôn song hành cùng với các học viên trên hành trình chinh phục các đỉnh cao của IELTS. IELTS Datio chính là một trong những trung tâm anh ngữ hàng đầu tại TP.HCM, nơi mang đến những khoá học ôn thi IELTS dành cho mọi đối tượng khi tìm đến với trung tâm. Chúng tôi có đa dạng các khoá học cơ bản dành cho người mất gốc tiếng anh, hoặc ôn thi, luyện thi IELTS cấp tốc,….để giúp cho các bạn có thể cải thiện trình độ tiếng anh và đạt được chứng chỉ mà mình mong muốn. 

Do đó, để được tìm kiếm các phương pháp ôn thi IELTS tốt nhất, các bạn có thể liên hệ ngay với trung tâm IELTS Datio để được hỗ trợ tư vấn chi tiết nhất. 

IELTS Datio hân hạnh được đón tiếp quý học viên!

HALL OF FAME

IWD tự hào khi được đồng hành cùng các bạn học viên trên chặng đường chinh phục mục tiêu IELTS trong suốt hơn 5 năm qua.

–  –  –  –  –  –  –  –  –  M O R E–  –  –  –  –  –  –  –  –